De la forma tradicional, estos becerros hubieran tardado varios días o incluso semanas en ser registrados en el Libro. Además del viaje hasta Madrid, tendrían que haber pasado por un registro de entrada y aguardar en la bandeja a que les llegara el turno de ser procesados. Con la Oficina Virtual, César Rincón apenas tardó cinco minutos en colocar a estos animales en el Libro.
[Ignacio Melgarejo, responsable de Melpi, César Rincón, Isabel Carpio y J.J. Rueda en El Torreón]
En el momento de enviar los datos, una alerta avisó al ganadero de que se había producido una incidencia: una de las madres aparecía como «Baja» en el Libro. “Imposible, está viva”, comentaba César. Y tenía razón: aunque la vaca andaba en el cercado con su cría, a efectos legales estaba muerta. ¿El motivo? Una errata al teclear los datos en el Libro. La Oficina Virtual, además de permitirle al ganadero conocer al momento esa incidencia (de la forma tradicional hubiera tenido que esperar la llegada de una carta), va a evitar a partir de ahora este tipo de errores, ya que ahorra la fase de procesamiento por parte del personal de la Unión (copiar en el Libro lo enviado por el ganadero a la oficina central). Debido a la complejidad de los códigos a introducir (crotales, códigos genealógicos, etc.), y al volumen de trabajo al que hay que hacer frente, no es difícil cometer pequeñas erratas que luego darán lugar a incómodas incidencias. Hablamos, en definitiva, de rapidez y de seguridad con esta nueva herramienta.
La Oficina Virtual, desarrollada por Melpi, va a revolucionar la forma de trabajar de la UCTL. El ejemplo anterior (real) ilustra la agilidad, la comodidad y la seguridad de la que van a disfrutar a partir de ahora los ganaderos en la gestión de su vacada. Este nuevo programa on-line es seguro y de muy fácil manejo, con un interface intuitivo y atractivo. Además, se está trabajando en las clases de manejo del programa, que se van a impartir en las distintas oficinas de zona de la Unión, y en la elaboración de un pequeño manual. Por supuesto, el ganadero que lo desee podrá seguir enviando los datos a la oficina central para que sean procesados en el Libro por el personal de la Unión.
¿Quién tiene acceso a la Oficina Virtual?
Melpi ha desarrollado tres niveles de acceso:
– Libro Genealógico (personal responsable de la UCTL).
– Ganaderos
– Veterinarios
¿Qué pueden hacer desde la Oficina Virtual cada uno de estos usuarios?
– Personal del Libro Genealógico: Además de mantener su gestión integral como hasta ahora, tramitar con más agilidad certificados de nacimiento y cartas genealógicas.
– Ganaderos:
• Declaraciones de nacimiento.
• Petición de certificados de nacimiento.
• Declaraciones de registro definitivo.
• Consulta de listados.
– Veterinarios. Con respecto a las ganaderías de su competencia:
• Alta de actas de herradero.
• Consultas de listados.
La Oficina Virtual echa ahora a andar. Su puesta en marcha y rodaje nos permitirá conocer errores, rendimiento, mejoras viables, etc. No hay mejor arma que la paciencia para acercarse a esta nueva herramienta, que en el futuro podrá seguir creciendo y perfeccionándose. Por ejemplo, uno de los objetivos marcados es el de poder compartir información directamente con las comunidades autónomas.
Una vez volcada a la Oficina Virtual toda la información que había en el Libro Genealógico, se han activado las opciones de consultas de listados, declaraciones de nacimiento y peticiones de certificados de nacimiento. En unos días estarán operativas el resto de las operaciones.
En esta primera fase de implantación de la oficina on-line, el aviso de incidencia, si se diera el caso, al introducir datos en el Libro (que de forma automática es comunicada al personal de Madrid) no interrumpirá la grabación de datos. En unos meses, la aparición de la incidencia no permitirá el registro del animal en cuestión.
De igual manera, el ganadero que haga sus declaraciones a través de Internet tendrá que mandar a la oficina de Madrid una copia impresa de la operación, por el momento.
